Паперова трудова книжка поступово доживає свій вік. Наразі трудова книжка існує в паперовому і електронному вигляді. Але так буде лише до 10 червня 2026 року. Справа в тому, що 10 червня 2021 року в Україні офіційно розпочався період переходу з паперових на електронні трудові книжки. І вже рівно за рік дані про роботу зберігатимуться лише в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб. Наразі вже подано більше 8,2 млн сканованих паперових трудових книжок для проведення оцифрування та переведення даних в електронну форму. Тож, що таке електронна трудова книжка? Які в неї плюси та мінуси? Як діяти, щоб не втратити трудовий стаж в перехідний період? Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка? Всі ці моменти намагалось з’ясувати команда видання Invest News.
Що таке електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка – це частина персональної електронної облікової картки, яка заведена на кожну застраховану особу в Реєстрі застрахованих осіб. До електронної трудової книжки включаються відомості про трудову діяльність:
- про прийняття на роботу;
- присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії;
- складання присяги;
- проходження стажування;
- переведення на іншу роботу;
- підстави звільнення.
Головним плюсом електронної трудової книжки економіст Іван Нікітченко в коментарі Invest News називає відсутність ризику втрати чи пошкодження паперового документу, а, отже, й даних про трудову діяльність. Також експерт відзначає наступні плюси цифровізації трудової книжки:
- Працедавець чи працівник не зможуть маніпулювати неправдивими даними, коли у бланк паперової трудової книжки україна вносяться одні дані, а насправді працівник або мав іншу посаду, або взагалі не працював.
- Можливість перевірки та підтвердження інформації про трудовий стаж онлайн.
- Полегшення процесу призначення пенсії в майбутньому.
В той же час Нікітченко бачить є й мінуси цифровізації головного трудового документу працівника:
- Лишається ризик помилок при внесенні даних.
- Існує ризик злому, пошкодження чи видалення електронних баз.
- В організаціях, державних органах чи за кордоном можуть вимагати паперові документи, тому доведеться все одно мати паперовий варіант довідки про стаж.
Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, доведеться робити записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу, які раніше фіксувалися в паперовій формі.
За законом про трудові книжки, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифровка трудових книжок. Після того, як усі дані будуть внесені в Реєстр застрахованих осіб та перевірені Пенсійним фондом України, буде сформований кінцевий варіант трудової книжки в електронному вигляді. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Базові правила заповнення та ведення трудових книжок
Формування відомостей в електронній трудовій книжці сьогодні здійснюють переважно на підставі даних, які подаються роботодавцями в Податковому розрахунку (зокрема, у додатку Д5). Проте, до електронної трудової книжки мають бути також внесені дані з паперових трудових книжок.
В електронну трудову книжку вносяться відцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:
- документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий документ.
У разі втрати зразка трудової книжки: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу зарплати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо. Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.
«Цифрова трудова книжка має значно більше переваг, аніж її паперовий аналог та є органічним кроком цифрової трансформації ринку праці України, його гармонізації з європейськими стандартами», – говорить голова Секретаріату Ради підприємців при Кабміні Андрій Забловський в коментарі Invest News.
Багато хто побоюється, що відцифрування трудової книжки може стати причиною втрати частини трудового стажу. Іван Нікітченко зазначає, що дані про трудовий стаж автоматично передаються до реєстру ще з 2004 року:
«Тобто, у більшості українців, народжених вже за часів незалежної України, весь трудовий стаж вже «оцифрований». Для перевірки даних достатньо зробити запит в системі Пенсійного фонду, або замовити довідки ОК-5 та ОК-7 у «Дії». У разі відмінності даних чи їх відсутності – треба звернутися до органів Пенсійного фонду з паперовими документи для внесення даних в електронний реєстр».
Скан-копії яких документів потрібно надавати?
Як завантажити скан копію трудової книжки до ПФУ? Взагалі відскановану заповнену трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це може зробити роботодавець або працівник.
Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:
- Скан-копія повинна бути кольорова.
- Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.
- Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи.
- Формат зображення має бути Jpg або pdf.
- Розмір кожного файлу не має перевищувати 1Мб.
Трудові книжки в електронному вигляді доступні в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ. Щоб зайти до кабінету, треба авторизуватися одним із способів:
- за кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Його можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів та у деяких банках.
- за логіном і паролем. Для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в терорганах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного кода та відповідної заяви.
- через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID.
- за допомогою “Дія.Підпис”.
Щоб уникнути помилок в електронній трудовій книжці, експерти радять перед її оцифруванням уважно перевірити паперову трудову книжку.
«Особливо титульну сторінку та існуючі записи про роботу, зокрема, чи правильно вказані посади, назви підприємств, дати тощо. Виправлення помилок можуть здійснюватися роботодавцем або, за потреби, через звернення до ПФУ через особистий кабінет на вебпорталі», – зазначив Андрій Забловський.
До речі, відсутність трудової книжки наразі не вважається перешкодою для працевлаштування. Однак працівник має надати документ, який підтверджує його попередню діяльність і наявність чи відсутність трудових відносин з іншим роботодавцем. А саме:
- за наявності трудову книжку;
- або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб.
В останньому випадку йдеться про довідку “Витяг з ЕТК”, яку фізособа може отримати у сервісному центрі тероргану ПФУ або самостійно замовити через вебпортал фонду. Експерти також звертають увагу працівників та роботодавців на кілька моментів, важливих в паперово-цифровий перехідний період.
1. Паперові трудові книжки зберігаються на підприємстві лише для працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року.
2. Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, записи вносяться лише за його вимогою (усною чи письмовою).
3. Електронна трудова книжка автоматично наповнюється через оцифровані документи, повідомлення про прийняття та зарплатну звітність.
4. Передача оперативних відомостей до ПФУ є обов’язковою для критичних підприємств і здійснюється не пізніше наступного дня після події.
Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?
Якщо процедура з найманими працівниками і оцифруванням трудової книжки більш-менш зрозуміла, то що робити ФОПам? Які дані потрібно приватним підприємцям вносити і куди? За інформацією ПФУ, жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Проте, спеціалісти фонду все ж рекомендують ФОПам подати через персональний кабінет скан-копії:
• витягу з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію ФОП.
• або довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
5 розповсюджених запитань про трудові книжки, які виникають у роботодавців
Чи обов’язково вести трудові книжки?
Так, це основний документ про трудову діяльність працівника. Ведення є обов’язковим для осіб, які є найманими працівниками понад 5 днів на підприємстві, незалежно від його форми власності.
На підставі яких документів заповнювати трудову книжку?
Усі записи до трудової книжки повинні вноситися роботодавцем на підставі офіційних документів. Йдеться про належним чином оформлені накази роботодавця, із зазначенням реквізитів (дата та номер наказу).
Які помилки можуть бути в записі до трудової книжки?
Запис до трудової книжки про прийняття на роботу повинний бути чітким, акуратним, без скорочень, виправлень чи помилок. Усі виправлення здійснюються за спеціальною інструкцією, із зазначенням підстав для їх внесення.
Чи вносити додаткову інформацію?
Всі зміни у трудовій діяльності працівника повинні бути зафіксовані у трудовій книжці. Зокрема, йдеться про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагородження.
Як організовано збереження та своєчасна видача трудової книжки?
Трудова книжка зберігається у роботодавця належним чином, у сейфі, та видається працівнику в день звільнення під особистий підпис у картці П-2 та Книзі обліку руху трудових книжок.
Робота з трудовими книжками під час дії воєнного стану
Роботодавець і надалі може зберігати паперові трудові книжки діючих працівників на підприємстві. Але також трудові книжки можуть зберігати й працівники. А ось запис про мобілізацію до трудової книжки вносити не потрібно, так як це не передбачено жодним нормативним актом.
«Під час воєнного стану, для збереження трудового стажу, важливо, щоб роботодавець сплачував ЄСВ за працівника, а працівник працював офіційно. В деяких випадках, зокрема, під час призупинення дії трудового договору або проходження військової служби мобілізованими, стаж може зараховуватися», – зазначив Андрій Забловський.
Експерт також дав декілька рекомендацій та практичних порад для збереження трудового стажу:
- Збережіть скановані копії трудової книжки та документів, що підтверджують зміни.
- У разі ліквідації підприємства виправлення помилок можна здійснити через архів або суд.
- Якщо ви не маєте трудової книжки, то стаж можна підтвердити іншими документами, наприклад, виписками з ПФУ або довідками з місця роботи.
Щоб відновити втрачений трудовий стаж під час воєнного стану, варто звернутися до Пенсійного фонду, де можна отримати інформацію про стаж через “Електронну трудову книжку”. Також можна звернутися до роботодавця для видачі дублікату трудової книжки за заявою або до архівних установ для підтвердження стажу на підставі документів.
