Вихід на іноземних замовників не позбавляє українського підприємця права на спрощену систему — валюту можна отримувати цілком легально. Проте зовнішньоекономічна діяльність має специфіку: тут важить усе, починаючи від вибору потрібної групи ФОП і завершуючи валютним контролем. Видання InvestNews пояснює, на що звернути увагу підприємцям.
Яка група ФОП підходить для роботи з іноземцями
Для міжнародних замовлень більшість фахівців вибирає 3 групу ФОП Цей режим дозволяє без бар’єрів працювати з іноземними контрагентами — головне, щоб конкретний вид діяльності не виходив за межі спрощеної системи. Сам факт розрахунків з нерезидентами ніяк не ускладнює оподаткування: працюючи без ПДВ, ФОП просто сплачує базові 5% з отриманого доходу.
Якщо ж основні партнери — юрособи на загальній системі, вигіднішим може виявитися варіант 3% з ПДВ. Серед усіх спрощених груп саме третя дає найбільший простір для обороту. Граничний річний дохід у 2026 році зафіксований на рівні 10 091 049 грн: доки ФОП тримається цієї межі, ризику втратити спрощенку немає.
Друга група ФОП допускає продаж товарів нерезидентам, зокрема на експорт, за наявності відповідних КВЕДів. А от надавати послуги чи виконувати роботи для іноземних компаній або фізичних осіб на другій групі не можна — закон прямо цього не дозволяє.
Перша група ФОП під зовнішньоекономічну діяльність не підходить у принципі. Через суворі обмеження щодо виручки та дозволених КВЕДів використовувати першу групу єдиного податку для роботи із закордонними замовниками практично неможливо.
Які документи потрібні для старту роботи ФОП з іноземцями
- Зовнішньоекономічний договір
У роботі з нерезидентами без письмового контракту не обійтися. Офіційно оформлений договір знімає більшість запитань банківського фінмоніторингу та захищає самого підприємця на випадок суперечок щодо оплати. Його зазвичай укладають англійською або іншою мовою, яку розуміють обидві сторони, а за потреби — у двомовному форматі. У договорі зазначають, які саме послуги надаються, їхню вартість і валюту розрахунків, строки виконання, умови оплати та відповідальність сторін.
- Інвойс (рахунок на оплату)
Інвойс виставляється клієнту перед оплатою або відповідно до умов, прописаних у договорі. У ньому мають бути зазначені реквізити ФОП, опис наданих послуг чи товарів, сума, валюта й термін оплати.
- Акти виконаних робіт / накладні
Факт виконання робіт обов’язково треба зафіксувати первинкою: для сервісів та фрілансу базовим доказом залишається акт приймання-передачі, а під час експорту товарів — накладна або інший передбачений контрактом папір. Саме ці документи слугують для банку й податківців залізобетонним свідченням того, що сторони повністю закрили свої зобов’язання.
- Зберігання документів
Папери щодо міжнародних операцій підлягають обов’язковому зберіганню згідно з нормами закону. Проте бізнесу вигідніше тримати інвойси, контракти та платіжки довше встановленого мінімуму. Запас часу дозволить швидко закрити будь-які раптові запити фіскалів чи фінмоніторингу банку без гарячкових пошуків архівів.
Як отримувати оплату з-за кордону
Для регулярних розрахунків із нерезидентами базовим рішенням залишається валютний рахунок ФОП. Відкрити його можна у власному або будь-якому іншому українському банку з відповідними ліцензіями, після чого клієнти перераховують виплати стандартним SWIFT-переказом або через альтернативні платіжні платформи.
Валютну виручку ФОП не потрібно автоматично продавати одразу після її надходження. Обов’язковий продаж 75% валютних надходжень скасували ще у 2022 році. Підприємець може залишити кошти на валютному рахунку або продати їх і отримати гривню тоді, коли це потрібно для роботи.
Утім, внутрішній фінмоніторинг у кожного банку свій, тому перелік документів для зарахування коштів краще з’ясувати заздалегідь. До того ж вільно розплачуватися інвалютою всередині країни не вийде: більшість операцій в Україні проводять виключно в гривні, тож зароблені долари чи євро спершу доведеться продати.
Другий поширений варіант — використовувати міжнародні платіжні сервіси на кшталт Wise чи Payoneer як транзитну ланку: клієнт платить на ваш акаунт у сервісі, а вже звідти кошти виводяться на валютний рахунок ФОП в Україні. Сюди ж належать і спеціалізовані платформи для фрілансерів на кшталт Deel, які набирають популярності серед українських IT-спеціалістів.
Для податкового обліку важливо, коли кошти фактично надійшли на рахунок ФОП. Дата зарахування грошей на Wise чи Payoneer сама по собі не визначає період, у якому потрібно відобразити дохід. Наприклад, якщо платіж надійшов у Wise або Payoneer у березні, а на підприємницький рахунок — у квітні, доходом для ФОП його вважають у квітні.
Частина підприємців отримує оплату в криптовалюті, але тут правила менш усталені й вимагають окремої уваги до декларування та оподаткування таких операцій. Для спрощеної системи головна вимога залишається незмінною: дохід має бути чітко ідентифікований і коректно відображений у звітності, незалежно від того, у якій формі він був фактично отриманий.
Як рахувати дохід у валюті
Для валютного доходу ФОП важливою є дата фактичного зарахування коштів на валютний рахунок. Суму перераховують у гривню за офіційним курсом НБУ, який діяв цього дня. Саме отриманий гривневий еквівалент відображають у податковому обліку, а не курс на дату виставлення інвойсу чи отримання платежу в іншу дату.
Наприклад: якщо ФОП отримав від іноземного клієнта 1000 доларів, а в день зарахування офіційний курс НБУ становив 41 грн за долар, у дохід підуть саме 41 000 грн — незалежно від того, за яким курсом підприємець згодом реально продав цю валюту.
Комісія банку чи платіжного сервісу, як правило, не зменшує оподатковуваний дохід на єдиному податку: у звітності показується повна сума надходження, а фактично утримана комісія просто зменшує реально отриману підприємцем суму, не впливаючи на базу оподаткування. Це стосується й інших витрат — оренди, зарплат найманих працівників, купівлі обладнання: на спрощеній системі єдиний податок сплачується з усього, що надійшло на рахунок, а не з чистого прибутку.
Для ФОП на єдиному податку податковий облік прив’язаний до суми доходу на момент надходження валюти. Якщо підприємець продасть її пізніше за іншим курсом, різниця між курсом на дату отримання коштів і курсом продажу не оподатковується окремо. Тому для розрахунку єдиного податку важливо правильно визначити гривневий еквівалент доходу за курсом НБУ на дату зарахування валюти.
Податки та звітність
Єдиний податок 3-ї групи сплачується від доходу в гривнях — тобто вже після перерахунку валютного надходження за курсом НБУ на відповідну дату. Звітність подається щокварталу, у той самий термін сплачується й сам податок — до 40-го дня після закінчення звітного кварталу.
ФОП на єдиному податку сплачує ЄСВ за загальними правилами, які діють для його групи, незалежно від того, чи був у звітному періоді дохід узагалі — з урахуванням можливих пільг воєнного часу, якщо вони на цей момент продовжують діяти.
Типові помилки ФОП при роботі з іноземними клієнтами
Найчастіше українські ФОП, які тільки починають працювати з іноземними клієнтами, спотикаються на кількох однакових моментах:
- отримують оплату одразу на особисту картку замість підприємницького валютного рахунку;
- працюють без зовнішньоекономічного договору й без інвойсів, покладаючись лише на усні домовленості з клієнтом;
- неправильно перераховують валюту — застосовують не той курс НБУ або прив’язуються не до тієї дати;
- намагаються працювати з іноземними замовниками-послугами на першій чи другій групі єдиного податку, хоча закон цього прямо не дозволяє.
