Хто з підприємців зобов’язаний мати касовий апарат (РРО/ПРРО)

Тема використання касових апаратів залишається однією з актуальних тем для фізичних осіб-підприємців в Україні. Зокрема, це стосується ПРРО та РРО для ФОП, котрі мають фіксувати готівкові й безготівкові платежі під час здійснення підприємницької діяльності. Законодавство визначає, хто саме з підприємців зобов’язаний їх застосовувати, а хто може працювати без таких засобів обліку. Редакція видання Invest News розгляне детально. 

Основні поняття: РРО та ПРРО

Що таке РРО

РРО (реєстратор розрахункових операцій) – пристрій, який фіксує продажі, коли клієнт розраховується готівкою або карткою. У більшості випадків РРО — це традиційний касовий апарат, який формує та видає покупцеві паперовий чек. Він зберігає інформацію про операції та передає її до податкової служби. Такий РРО потрібно реєструвати в податковій, а обслуговування вимагає щоденних звітів та періодичних перевірок. 

Для зручності обліку продажів і формування звітності в РРО використовуються групи товарів в касовому апараті, котрі дозволяють структурувати товари та послуги за категоріями.

Що таке ПРРО

ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – програмна версія касового апарата. Працює через смартфон, планшет або комп’ютер. Замість паперового чека покупець може отримати електронний. ПРРО для ФОП не потребує спеціального обладнання, а передача даних до податкової служби відбувається автоматично через інтернет. Його легше налаштувати та обслуговувати, а також немає потреби в щоденних фізичних звітах.

Ключові відмінності між РРО та ПРРО

Щоб обрати оптимальний варіант для бізнесу, варто розглянути РРО/ПРРО. Це два різні способи фіскалізації розрахункових операцій, що мають свої переваги та недоліки.

• Обладнання. РРО – фізичний пристрій, ПРРО – програмне рішення.
• Чеки. РРО друкує паперові. ПРРО переважно видає електронні, проте при потребі може друкувати й паперові – якщо для цього налаштований відповідний принтер.
• Обслуговування. РРО потребує регулярних звітів та сервісного обслуговування. ППРО – автоматично передає дані та простіший в експлуатації.
• Вартість. ПРРО часто дешевший у впроваджені через відсутність необхідності в спеціальному обладнанні.
• Зручність. ПРРО більш мобільний, працює на будь-якому гаджеті з інтернетом.

Законодавчі вимоги для підприємців

Коли необхідний РРО/ПРРО

Одне з головних питань, яке часто постає перед підприємцями: чи потрібен касовий апарат для ФОП? Відповідь формується з урахуванням не лише сфери роботи, а і як відбувається оплата. 

Використання реєстраторів розрахункових операцій є обов’язковим у разі, якщо підприємець приймає оплату від покупця готівкою або через платіжні засоби. Це стосується не лише готівкових розрахунків, а й безготівкових. Зокрема, оплати через POS-термінали, електронні гаманці, інтернет-еквайринг і мобільні застосунки, що використовують банківські картки. 

Усі такі платежі вважаються розрахунковими операціями та мають фіксуватися через касовий апарат для ФОП, передбачений законодавчими нормами.

Категорії підприємців, які зобов’язані мати РРО/ПРРО

1. ФОП на єдиному податку (3-тя група) 

Фіскалізація через касовий апарат потрібна, коли:

• Підприємець надає послуги або продає товари особисто, у фізичному контакті з клієнтом (косметологія, перукарські послуги, ремонтні послуги тощо).
• Приймає оплату готівкою або через POS-термінали (банківські картки).
• Здійснює електронну комерцію (інтернет-магазини, продаж через сайти чи соцмережі).

Не вимагається РРО/ПРРО, якщо:

• Послуги надаються в дистанційному форматі — наприклад, онлайн-курси, вебінари, консультації, а оплата надходить безготівково через платіжні сервіси чи банківські перекази. 

2. ФОП 4-ї групи (єдиний податок)

• Не зобов’язані використовувати РРО/ПРРО, якщо всі розрахунки відбуваються безготівково (наприклад, банківські перекази між рахунками).
• Якщо ж приймається готівка або оплата картками через термінали — використання РРО/ПРРО стає обов’язковим.

3. ФОП на загальній системі оподаткування

• Усі ФОП, що працюють на загальній системі, повинні фіскалізувати всі розрахункові операції, незалежно від виду послуг чи товарів, а також форми платежу (готівка, картка, переказ тощо).
• Жодних винятків законом не передбачено — використання касової техніки є обов’язковою нормою для цієї категорії платників.

ФОП 1-ї групи (єдиний податок) 

• Не зобов’язані використовувати РРО або ПРРО, навіть якщо приймають оплату готівкою.
• Це виключення закріплено у пункті 296.10 ПКУ.

Такі підприємці можуть законно працювати без касового апарата, якщо відповідають критеріям 1-ї групи:

• діяльність без найманих працівників;
• торгівля на ринках або надання побутових послуг населенню;
• річний дохід не перевищує встановлений ліміт.

Особливості для ФОП 2 групи

Для 2 групи ФОП РРО або ПРРО обов’язкове при проведенні будь-яких розрахункових операцій незалежно від виду діяльності та розміру доходу. Відповідно до пункту (б) статті 2 Закону України «Про РРО», це є вимогою законодавства.

Що вважається розрахунковою операцією

• Отримання від покупця:

1. Готівки;
2. Оплати платіжною карткою;
3. Оплати чеком тощо, безпосередньо на точці продажу.

• Видача готівки за повернення товару або ненадану послугу.

Розрахункові операції, котрі обов’язково фіскалізуються

Відповідно до вимог законодавства, через РРО або ПРРО необхідно проводити такі типи розрахунків:

• Готівкові платежі, котрі підприємці отримують безпосередньо від покупців за продані товари або надані послуги.
• Оплата, що надходить у безготівковій формі через платіжних агентів, таких як:

• NovaPay
• фінансові установи
• платіжні термінали (зокрема POS)

• Фінансові операції з кодами 2924, 2650 та 2654 у розрахункових документах свідчать про участь фінансових посередників — такі транзакції також підлягають обов’язковій фіскалізації.

Винятки для ФОП 2 група

Існують випадки, коли ФОП 2 група без РРО може легально працювати.

• Надання послуг дистанційно, наприклад: проведення онлайн-курсів, консультацій, вебінарів — за умови, що й оплата здійснюється в онлайн-режимі, без фізичного контакту з клієнтом.
• Отримання коштів через Укрпошту, яка виступає офіційним оператором поштового зв’язку та не потребує фіскалізації таких розрахунків.
• Банківський переказ на рахунок ФОП (IBAN), коли клієнт здійснює безготівкову оплату напряму на розрахунковий рахунок підприємця, без використання терміналів або платіжних систем.

Процес реєстрації РРО/ПРРО

Як зареєструвати касовий апарат

Реєстрація РРО:

1. Придбайте або орендуйте/візьміть у лізинг РРО.
2. Оберіть касовий апарат, який відповідає вашим потребам, і домовтеся з постачальником.
3. Укладіть договір із сервісним центром (ЦСО).
4. Його контакти зазвичай надає продавець РРО. ЦСО відповідатиме за технічне обслуговування пристрою.
5. Подайте заяву до податкової.
6. Зробити це можна онлайн через електронний кабінет або особисто — за місцем вашої податкової реєстрації.
7. Отримайте довідку форми №2-РРО.
8. Після цього у вас є 3 робочих дні, щоб звернутись до сервісного центру.
9. Переведіть РРО у фіскальний режим.
10. Це означає, що ЦСО має ввести фіскальний номер і провести опломбування апарата.
11. ЦСО вводить РРО в роботу.
12. Після налаштувань сервісний центр самостійно передає всі необхідні документи до ДПС.
13. Отримайте довідку №3-РРО.
14. Податкова видає підтвердження того, що ваш апарат офіційно зареєстрований і може використовуватись.

Для програмного РРО (ПРРО):

1. Подання заяви на реєстрацію ПРРО

Щоб зареєструвати програмний РРО, увійдіть до електронного кабінету платника податків та надішліть заяву за формою №1-ПРРО. Цей документ слугує підставою для включення вашого ПРРО до реєстру.

2. Отримання результату розгляду

Після подання заяви, ви отримаєте відповідь від податкової служби: або рішення про реєстрацію ПРРО із присвоєнням фіскального номера, або офіційну відмову з обґрунтуванням причин.

3. Реєстрація відповідальних осіб

Після позитивного рішення щодо ПРРО слід подати заявку за формою №5-ПРРО із переліком осіб, відповідальних за касові операції. 

Документи та вимоги для реєстрації

Щоб зареєструвати касовий апарат (РРО), потрібно підготувати та передати до податкової такі документи:

• заповнену заяву за встановленою формою 1-РРО;
• копію документа, що підтверджує факт купівлі або отримання апарата;
• підтвердження права користування або володіння приміщенням, у якому буде працювати РРО (наприклад, договір оренди чи свідоцтво про право власності);
• копії технічного паспорта самого РРО, а також модема — у випадку, якщо він використовується окремо;
• копію укладеного договору з сервісною організацією, яка буде займатися обслуговуванням і ремонтом пристрою.

Якщо ж мова йде про програмну версію реєстратора (ПРРО), то процедура значно простіша: достатньо подати електронну заяву через особистий кабінет платника податків. У цьому випадку жодні паперові копії не подаються.